Informační memorandum o zpracování osobních údajů

KAPITOL pojišťovací a finanční poradenství, a.s.

Divize Kapitol Gold

Informační memorandum o zpracování osobních údajů

Divize Kapitol Gold není samostatný subjekt, je jednou z částí distribuční sítě společnosti KAPITOL pojišťovací a finanční poradenství, a.s. (dále je Kapitol). Divize Kapitol Gold se zaměřuje výhradně na zprostředkování investic do zlata a drahých kovů.

Správcem osobních údajů získaných v průběhu zprostředkovatelské činnosti Divize Kapitol Gold je společnost KAPITOL pojišťovací a finanční poradenství, a.s., se sídlem v Brně, Vlněna 526/3, Trnitá, 602 00 Brno, IČO: 60751070, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vl.1604.

V souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 – Obecné nařízení o ochraně osobních společnost a z. č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů poskytuje toto Informační memorandum fyzickým osobám, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány na základě činnosti divize Kapitol Gold, jasný a přehledný výčet osobních údajů, které o nich Kapitol zpracovává, za jakým účelem a po jakou dobu jsou tyto osobní údaje zpracovávány a zejména poskytuje přehledný výčet práv fyzických osob a postupů, jak tyto práva mohou vůči Kapitolu uplatnit.

A. Čí osobní údaje zpracováváme?

V souvislosti s výkonem naší podnikatelské činnosti v rámci divize Kapitol Gold zpracováváme osobní údaje:

  1. našich klientů – tedy osob, u nichž na základě zprostředkovatelské činnosti došlo k uzavření smlouvy na některý z produktů, které zprostředkovává divize Kapitol Gold;
  2. našich potenciálních klientů – osob, u nichž byla jednání o zprostředkování uzavření smlouvy na některý z produktů, které divize Kapitol Gold zprostředkovává, ukončena před jejím uzavřením;
  3. účastníků soutěží, které jsou vyhlášeny na webových stránkách www.kapitolgold.cz či sociálních sítích;
  4. zájemců o investice do zlata a drahých kovů, kterými jsou osoby, které na základě ústního či telefonického kontaktu s Kapitolem, jeho zaměstnanci nebo poradci projevily zájem o služby a produkty v rámci divize Kapitol Gold, či které nás kontaktovaly prostřednictvím e-mailu, položily nám dotaz na těchto webových stránkách, na našich sociálních sítích, komunikovaly s námi prostřednictvím chatovacích služeb z těchto webových stránek nebo za použití jiných elektronických služeb,
  5. odběratelů newsletterů divize Kapitol Gold, kterými jsou osoby, které se přihlásily k odebírání našeho newsletteru.

Na webových stránkách www.kapitolgold.cz jsou umístěny „cookies“ analytické nástroje umožňující shromažďovat nám informace o vašich aktivitách na této webové stránce, pokud jejich použití povolíte.

Co jsou to soubory cookies?

Cookie je krátký textový soubor, který navštívená webová stránka odešle do prohlížeče. Umožňuje webu zaznamenat informace o vaší návštěvě, například preferovaný jazyk a další nastavení. Příští návštěva stránek tak může být snazší a produktivnější. Soubory cookie jsou důležité. Bez nich by procházení webu bylo mnohem složitější. Soubory cookie slouží k celé řadě účelů. Používáme je například k ukládání vašich nastavení bezpečného vyhledávání, k výběru relevantních reklam, ke sledování počtu návštěvníků na stránce, k usnadnění registrace nových služeb, k ochraně vašich dat nebo k ukládání nastavení reklam. V žádném případě však nelze cookies použít pro zjištění totožnosti návštěvníků.

Souhlas s ukládáním souborů cookies

Většina prohlížečů cookies automaticky akceptuje, pokud není prohlížeč nastaven jinak. Použití cookies můžete omezit nebo zablokovat v nastavení svého webového prohlížeče.

Cookies třetích stran

Používáme i služby našich partnerů, kteří rovněž používají cookies. Tyto cookies jsou řízeny třetími stranami a my nemáme přístup ke čtení nebo zápisu těchto dat. Jde zejména o systémy pro doručování reklamy nebo analýzy návštěvnosti.

Produkty, které zprostředkovává divize Kapitol Gold, se rozumí smlouvy o nákupu a prodeji investičního zlata a jiných drahých kovů, investičních slitků a investičních mincí atd. Portfolio všech produktů, k jejichž zprostředkování má Kapitol zákonné oprávnění a jež zprostředkovává na základě smlouvy uzavřené s příslušnou společností, je uvedeno na webových stránkách http://www.kapitolgold.cz .

B. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Osobními údaji jsou jakékoliv informace, jež se vztahují k určité fyzické osobě a na jejichž základě je možné ji identifikovat.

V souvislosti s výkonem zprostředkovatelské činnosti v rámci divize Kapitol Gold dochází ke zpracování těchto kategorií osobních údajů:

  1. identifikační údaje, jimiž se rozumí osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (zejména jméno, příjmení, datum narození, bydliště, podpis, v případě podnikatelů také sídlo nebo místo podnikání, IČO a DIČ);
  2. kontaktní údaje, tedy osobní údaje umožňující nám kontakt s fyzickou osobou (zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka, bankovní spojení);
  3. osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
  4. osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv (v rozsahu vyžadovaném našimi obchodními partnery);
  5. osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb Kapitolu (údaje o uzavřených smlouvách, jejich trvání, platební historii klienta, změnách smluv apod.);
  6. osobní údaje získané na základě komunikace mezi Kapitolem a fyzickou osobou (IP adresa, adresa na sociální sítě, polohové údaje, písemné zápisy z osobní komunikace, písemná a elektronická komunikace, chatové a videochatové komunikace atd.);
  7. data z internetového prohlížeče – v případě, že fyzická osoba povolí cookies ve webovém prohlížeči, získává Kapitol data o chování fyzické osoby na internetových stránkách (bližší informace ke cookies jsou vždy uvedeny na webových stránkách divize Kapitol Gold www.kapitolgold.cz);
  8. záznamy telefonických hovorů mezi Kapitolem a fyzickými osobami – v případech, kdy jsou telefonní hovory monitorovány či nahrávány, je na tuto skutečnost fyzická osoba vždy před uskutečněním hovoru upozorněna.

Na základě uděleného souhlasu zpracováváme v případě klientů a potenciálních klientů tyto osobní údaje:

Osobní údaje uvedené ve zpracované Finanční analýze:

Kapitol chce svou zprostředkovatelskou činnost vykonávat etickým způsobem a nabízet klientům investice pouze ve výši odpovídající jejich příjmům a závazkům s ohledem na diverzifikaci investic, a proto před uzavřením každé smlouvy nabízí klientovi zpracování Finanční analýzy. Klient může vypracování Finanční analýzy vždy odmítnout. Jestliže se klient rozhodne pro vypracování Finanční analýzy, požádá jej poradce před jejím provedením o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, jimiž jsou finanční ukazatele, které jsou v této Finanční analýze obsaženy (zejména výše příjmů, pravidelné závazky, úspory a jejich rozložení). 

Fyzická osoba svůj souhlas uděluje samostatným písemným prohlášením, které je jí před zahájením zpracování těchto osobních údajů předloženo. 

C. Pro jaké účely a z jakých právních důvodů osobní údaje zpracováváme?

Rozsah zpracování osobních údajů Kapitolem závisí na účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány, a tomuto vymezenému účelu musí odpovídat i právní důvod pro zpracování.

Bez uděleného souhlasu na základě zákonného přivolení jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje, které jsou:

  1. nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je fyzická osoba, pro přípravu podkladů nezbytných pro uzavření smlouvy nebo pro přípravu návrhu smlouvy.
    Pro tyto účely zpracováváme zejména osobní údaje klientů a potenciálních klientů (osobní údaje umožňující identifikovat a kontaktovat fyzickou osobu, údaje z veřejných rejstříků a údaje získané za trvání smlouvy), ale i účastníků soutěží.
  2. nezbytné pro splnění zákonem stanovených povinností Kapitolu
    Ke zpracování osobních údajů dochází zejména
    • pro účely plnění daňových povinností;
    • pro účely plnění povinností daných zákony vztahujícím se k nabízení a zprostředkování jednotlivých produktů (např. zákon o ochraně spotřebitele, Občanský zákoník, o některých službách elektronické společnosti);
    • pro účely plnění archivačních povinností.
    Pro tyto účely jsou zpracovávány zejména osobní údaje klientů a potenciálních klientů, zájemců o investice, účastníků soutěží, a záznamy z telefonních hovorů.
  3. nezbytné pro účely oprávněných zájmů Kapitolu
    Ke zpracování osobních údajů dochází zejména
    • pro účely kontroly zákonnosti a správnost činnosti Kapitolu, jeho jednotlivých zaměstnanců a poradců;
    • pro účely vedení evidence;
    • pro sledování kvality služeb a spokojenosti klientů;
    • za účelem řádného vyřizování stížností a reklamací;
    • pro účely optimalizace poskytování služeb;
    • pro zamezení protiprávního jednání vůči klientům;
    • za účelem péče o klienta;
    • pro účely vymáhání pohledávek;
    • pro komunikaci s veřejností;
    • pro účely přímého marketingu – oslovování fyzických osob s nabídkou dalších produktů zprostředkovávaných Kapitolem.

Pro tyto účely jsou zpracovávány zejména osobní údaje klientů a potenciálních klientů, zájemců o investice, účastníků soutěží odběratelů newsletteru, záznamy z telefonních hovorů a data z internetového prohlížeče.

D. Je nezbytné poskytnout Kapitolu své osobní údaje?

Právo Kapitolu na zpracování poskytnutých osobních údajů vyplývá z nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů.
Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné.
Zpracovávané osobní údaje musí Kapitol uvést do smlouvy, návrhu smlouvy a další dokumentace nezbytné pro zprostředkování a řádný výběr produktů, pro zasílání newsletterů, vyřízení stížnosti, pro řádnou komunikaci s fyzickou osobou nebo pro poskytnutí ceny výherci soutěže.
V případě, že fyzická osoba některé osobní údaje neposkytne, může Kapitol nebo jeho obchodní partner odmítnout zprostředkovat produkt či uzavřít smlouvu pro nedostatek zákonných informací.

V případě, že jsou osobní údaje zpracovávané na základě informovaného souhlasu fyzické osoby, může svůj souhlas fyzická osoba kdykoliv odvolat.

E. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme? Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Zásadně zpracováváme osobní údaje, jež nám poskytly samy fyzické osoby.
Nekupujeme databáze, neprodáváme osobní údaje našich klientů!

V souladu se zásadou minimalizace zpracováváme osobní údaje v nezbytně nutném rozsahu pro to, aby Kapitol při nabízení a zprostředkování investic postupoval čestně, řádně a v nejlepším zájmu klienta.

Kapitol nevyužívá při své činnosti nástroje automatického profilování, požadavky a potřeby každého klienta jsou vždy posuzovány individuálně.

Osobní údaje zpracováváme po nezbytně nutnou dobu, stanovenou právními předpisy pro uchovávání dokladů o řádném poskytování našich služeb a řádném plnění dalších zákonných povinností, v případě uděleného souhlasu pak po dobu uvedenou v souhlasu nebo do jeho odvolání.

Z tohoto důvodu uchováváme osobní údaje, které jsme oprávněni zpracovávat i bez uděleného souhlasu

  • V případě našich klientů po dobu 10 let od data uzavření poslední smlouvy zprostředkované Kapitolem;
  • v případě našich potenciálních klientů po dobu 3 let od data posledního doložitelného jednání mezi Kapitolem a potenciálním klientem;
  • v případě zájemců o investice po dobu 3 let od data, kdy nás zájemce kontaktoval;
  • v případě účastníků soutěží divize Kapitol Gold po dobu 10 let od data vyhlášení výsledků soutěže;
  • v případě odběratelů našeho newsletteru po dobu 3 let od data odhlášení od odběru.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného ukončení příslušného řízení.

F. Komu osobní údaje předáváme (příjemci a zpracovatelé osobních údajů)?

Kapitol zpracovává osobní údaje za účelem řádného výkonu své zprostředkovatelské činnosti. Zprostředkovatelskou činnost v rámci divize Kapitol Gold zajišťuje vytvořením sítě obchodních zástupců (poradců) a navázáním smluvních vztahů s obchodními partnery, kteří poskytují jednotlivé Produkty zprostředkovávané v rámci divize Kapitol Gold.

Z tohoto důvodů jsou osobní údaje klientů, potenciálních klientů a zájemců předávány

  • poradcům Kapitolu, kterými jsou fyzické a právnické osoby, jež jménem a na účet Kapitolu jednají s fyzickými osobami při nabízení a zprostředkování produktů či při vyhledávání zájemců o zprostředkovatelskou činnost Kapitolu;
  • obchodním partnerům, kterým jsou předávány osobní údaje klientů z důvodů uzavření příslušné smlouvy, posouzení návrhu na uzavření smlouvy, plnění jejich zákonných povinností a oprávněných zájmů.

Každý z obchodních partnerů přijal zásady zpracování osobních údajů, které jsou uvedeny na jeho webových stránkách, nebo informace o zpracování osobních údajů přikládá k návrhům svých smluv.

Kapitol pro některé oblasti své činnosti využívá služeb specializovaných dodavatelů. Pokud tito dodavatelé získávají na základě smluvního vztahu s Kapitolem přístup k osobním údajům zpracovávaným Kapitolem, mají postavení zpracovatele osobních údajů. Zpracovatelé při nakládání s osobními údaji jednají vždy na základě uzavřené zpracovatelské smlouvy a pokynů Kapitolu a jsou povinni dodržovat vysoké standardy zabezpečení osobních údajů.

Mezi zpracovatele Kapitolu patří poskytovatelé

  • účetních a právních služeb, auditoři, exekutoři
  • IT služeb – webhosting, služeb datového úložiště, softwarových aplikací, CRM systémů.

Osobní údaje dále předáváme státním orgánům (Policie ČR, soudy, Česká národní banka, Česká obchodní inspekce atd.), vždy však v rozsahu jejich zákonného oprávnění.

G. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje? Jak chráníme osobní údaje?

Kapitol zpracovává osobní údaje ručně i automaticky, osobní údaje jsou ukládány v listinné podobě i elektronicky do datových úložišť Kapitolu nebo jeho zpracovatelů.
Kapitol zpracovávané osobní údaje chrání před neoprávněným přístupem, jejich zničením, poškozením či odcizením stejně jako před jejich zneužitím.
Kapitol neustále zvyšuje standard zabezpečení svého IT systému, provádí jeho systémové analýzy a sleduje rizika systému za účelem jejich minimalizace.

Kapitol má zajištěno

  • fyzické zabezpečení svých datových center, stejně jako datových center svých zpracovatelů;
  • zabezpečení zálohování dat a jejich obnovu;
  • zaveden systém oddělených přístupů k IT systému, řízení uživatelských práv, postupy pro identifikaci přístupů do IT systému;
  • zabezpečení přenosu dat a zabezpečení koncových stanic; 
  • zabezpečení aplikací.

H. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

  • Právo na přístup ke svým osobním údajům
    Máte právo požadovat po Kapitolu přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme.
    Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o vás zpracováváme, práva ostatních osob však nesmí být dotčena.
  • Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů
    Máte právo požadovat po Kapitolu opravu vašich osobních údajů, které o vás zpracováváme. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů
    Máte právo požadovat po Kapitolu, aby omezil zpracování vašich osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů Kapitolem či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požadujete namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.
  • Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)
    Máte právo požadovat po Kapitolu výmaz zpracovávaných osobních údajů v případech stanovených právními předpisy, zejména jestliže je zpracování založeno na uděleném souhlasu nebo je toto zpracování neoprávněné.
    Za situace, kdy je Kapitol právními předpisy povinen vaše osobní údaje zpracovávat, vám po zákonem stanovenou dobu nebudeme moci vyhovět. Jakmile uplyne zákonná doba nebo skončí účel, pro který osobní údaje zpracováváme, vymažeme je nebo provedeme jejich anonymizaci.
  • Uplatnit námitku proti zpracování osobních údajů
    Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem Kapitolu. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování Kapitolu nepřevažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami.
    Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě vaší písemně uplatněné námitky bez zbytečného odkladu přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
  • Právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů
    Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných Kapitolem v případě, že je zpracování založeno na smlouvě, či její přípravě nebo je prováděno na základě vámi poskytnutého souhlasu a zpracování je prováděno automatizovaně. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.
  • Právo podat stížnost u dozorového úřadu
    Máte právo podat stížnosti proti zpracování vašich osobních údajů ze strany Kapitolu nebo pokud se domníváte, že Kapitol neplní své povinnosti vztahující se zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu, kterým je

    Úřad pro ochranu osobních údajů
    Pplk. Sochora 27
    170 00 Praha 7
    www.uoou.cz

I. Jak svá práva můžete uplatnit?

Vaše práva vztahující se ke zpracování osobních údajů můžete uplatnit pouze písemně v listinné formě zasláním na adresu našeho sídla. 

Proto, abychom vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi neuskutečnili jinou nezákonnou operaci, je nezbytné, aby byl váš podpis na uplatnění práv úředně ověřen.

Na základě takto ověřené skutečnosti zaevidujeme vaše uplatnění práv a do 30 dnů od doručení na adresu našeho sídla vás budeme informovat o tom, jaká opatření jsme na základě vašeho uplatnění práv přijali. 

Dovolujeme si vás upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízením této žádosti.

Informace o zasílání obchodních sdělení

V souladu s ustanoveními z. č. 480/2004 Sb. o některých službách elektronické společnosti zasíláme do e-mailových schránek fyzických osob, jejichž osobní údaje zpracováváme, v rámci užívání nástrojů přímého marketingu informace o změnách na pojistném a finančním trhu, zajímavé tipy na investice, novinky v legislativě, výhodné nabídky vztahující se k produktům Obchodních partnerů Kapitolu.  

Zasílání e-mailů této povahy je vždy označeno jako obchodní sdělení a je v souladu se zákonem o některých službách elektronické společnosti. Z každého takového obchodního sdělení je patrné, že jej odesílá Kapitol. V případě, že nechcete, abychom vám zasílali do vaší e-mailové schránky shora uvedená obchodní sdělení Kapitolu, máte vždy možnost v zápatí příslušného sdělení ohlásit, že si již nepřejete, abychom vám zasílali další obchodní sdělení.

J.Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Kapitol s účinností od 25. 5. 2018 jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Úkolem pověřence pro ochranu osobních údajů je poskytování poradenství a informací v oblasti ochrany osobních údajů Kapitolu, jeho zaměstnancům a poradcům, monitorování souladu činnosti Kapitolu s GDPR a dalšími předpisy v této oblasti, odborná příprava zaměstnanců a poradců Kapitolu v oblasti ochrany osobních údajů.
Na pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovaného Kapitolem se mohou obracet i všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje Kapitol zpracovává. Pověřenec dohlíží také na vyřizování žádostí subjektů osobních údajů.

Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na adrese:

Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Kapitol pojišťovací a finanční poradenství, a.s.
Vlněna 526/3, Trnitá
602 00  Brno
e-mail: dpo@kapitol.cz


Tyto Zásady zpracování osobních údajů společnosti KAPITOL pojišťovací a finanční poradenství, a.s. se vztahují na jeho činnost při zprostředkování zlata a drahých kovů distribuční sítí KAPITOL GOLD a jsou platné od 1. 7. 2019.